Noen ting må telles på en arbeidsplass. Det kan være antall avsluttede saker i løpet av et år, antall pasienter på avdelingen, eller antall avvik fra arbeidsmiljøloven. Tall gir oversikt og kontroll, ikke minst for de bevilgende myndigheter.
Men det som kan telles er ikke det eneste gyldige arbeidet. En stor del av jobbene våre handler om nødvendig arbeid som kan være vanskelig å tallfeste: Korte eller lange telefonsamtaler, sende og svare på eposter, delta på interne og eksterne møter, gå på kurs, lære opp nyansatte, bidra i julebordkomiteen og så videre.
Alle på arbeidsplassen vet at disse oppgavene er nødvendige. Mange ansatte kan likevel føle at ledelsen ikke alltid vet hvor omfattende det er.
Ledelsen kan på sin side være usikker på hvor effektivt de ansatte bruker tiden sin, og i pressede tider lure på om det ikke er noe å spare inn her, for eksempel ved å kutte i fagmøter eller kurs, eller be folk bruke kortere tid på pasientbehandling.
Dette kan de ansatte i sin tur oppleve som manglende forståelse fra ledelsen side, og manglende respekt for hva de trenger som fagpersoner, slik at jobben kan bli utført best mulig.
De vanskelig kvantifiserbare oppgavene blir fort stridsepler mellom ledelse og ansatte. Men begge parter ser at oppgavene må gjøres.
Grunnarbeidet
Det som imidlertid ikke telles, er arbeid som sjelden regnes som arbeidsoppgaver, men som utføres – eller bør utføres – på alle arbeidsplasser.
Det vanlige er å anse dette arbeidet som så selvfølgelig at det ikke trenger beskrivelse i stillingsinstrukser. Det snakkes ikke om. Det skal bare skje. Dermed ser hverken ledere eller ansatte dette som gyldig arbeid på linje med de klarere definerte arbeidsoppgavene.
Arbeidet forblir usynlig, og anses i verste fall å ta tid fra det egentlige, det vil si det kvantifiserbare, arbeidet.
Dette arbeidet kan kalles grunnarbeid. Det er grunnmuren, som sikrer at huset står støtt. Grunnarbeidet telles sjelden i årsrapporter. Men uten at det blir utført, på en god måte, vil ikke de øvrige arbeidsoppgavene bli løst.
Det finnes minst fire typer grunnarbeid på arbeidsplasser:
- Det praktiske grunnarbeidet på arbeidsstedet
- Veiledning og rådgivning overfor kollegaer
- Det emosjonelle arbeidet kollegaer imellom
- Det private grunnarbeidet
Dette grunnarbeidet bør anerkjennes som gyldige arbeidsoppgaver, så det kan utføres med god samvittighet – og bidra til bedre løsning av de øvrige oppgavene.
I denne artikkelen beskriver jeg de to første typene grunnarbeid.
Det praktiske grunnarbeidet
En mulig definisjon av praktisk grunnarbeid er alt som må gjøres på en jobb, som kollegaer blir sure for at andre kollegaer ikke gjør.
Det kan være å rydde ut av og inn i oppvaskmaskinen, tørke av benken på pauserommet, rense kaffemaskinen, bestille eller hente nye kaffeposer og små melkebokser på lageret, eller legge nytt papir i printeren.
Arbeidsplassen er også en husholdning. For at den skal fungere må det praktiske grunnarbeidet gjøres. Men så lenge dette grunnarbeidet forblir udefinert som gyldig arbeidsoppgave, fortsetter det å være det den engelske forfatteren Douglas Adams i boken Life, The Universe and Everything (1982) kalte en SEP – Somebody Else’s Problem:
«An SEP, he said, is something that we can’t see, or don’t see, or our brain doesn’t let us see, because we think that it’s somebody else’s problem. That’s what SEP means. Somebody Else’s Problem. The brain just edits it out, it’s like a blind spot.»
Ingen ansatte har i sin stillingsbeskrivelse at de må rydde møterommet etter seg. Det tas for gitt at alle skal gjøre det. Men det anses ikke som en arbeidsoppgave, som man lønnes for å gjøre. Ikke-merkantilt personale kan ha en vag ide hos at dette er en merkantil oppgave.
Men rydding står ikke i deres jobbeskrivelser heller. Slike praktiske oppgaver er alles, og dermed ingens, definerte ansvar. Derav den klassiske plakaten på norske jobbkjøkken: «Moren din jobber ikke her!»
Det kunne vært interessant å se arbeidsplasser der dette grunnarbeidet var definert som gyldige oppgaver. Ikke en skitten kopp i sikte? Alltid nok av binderser? Kanskje, men kanskje mest et fravær av irritasjon. Å gjøre husholdningsoppgaver kan også være en velkommen kilde til variasjon, når man trenger et avbrekk fra mer kompliserte, eller repetitive, arbeidsoppgaver.
Veiledning og rådgivning overfor kollegaer
Alle ansatte har behov for råd og veiledning på sine arbeidssteder.
Statens arbeidsmiljøinstitutt kaller dette instrumentell støtte: Den ene hovedtypen av sosial støtte, som handler om at man får bistand, ressurser, informasjon og tilbakemeldinger som er nødvendige for å løse en arbeidsoppgave.
Denne praktiske støtten gis oftest av kollegaer. Bistanden kan handle om å drøfte en vanskelig sak, lese gjennom det andre har skrevet, eller gi praktisk faglig hjelp om paragrafer, medisiner, eller foreldresamtaler.
Den kan skje i formelle møter, men skjer nok oftere uformelt på hverandres kontorer, eller på vei ut av møterommet. Grunnarbeidet er ikke begrenset til opplæring av nyansatte, men er et pågående arbeid, ettersom arbeidsmetoder og -oppgaver utvikler seg.
Nye datasystemer, nye klientgrupper, nye problemstillinger – alt kan kreve bistand fra de andre på jobben.
Veiledningen og rådgivningen er kanskje det minst usynlige grunnarbeidet, som de fleste tar seg tid til med god samvittighet. Alle vet at denne støtten er nødvendig for at arbeidsoppgavene skal utføres best mulig. Det løser problemet der og da, og sikrer best mulig utført arbeidsoppgaver.
Støtten kan også ses som et faglig utviklingsarbeid – både for den som mottar hjelpen, men også for den som må formulere og lære bort sin kunnskap. Ved å rådføre oss med hverandre og sikre så godt vi kan at det vi gjør er godt nok, gir vi bedre tjenester til dem vi arbeider for.
Samtidig er dette sjelden definert som en arbeidsoppgave. Som det praktiske grunnarbeidet er bistanden noe vi bare gir, fordi vi vet det er forventet av oss. Men i motsetning til å ta ut av oppvaskmaskinen kan det være lystbetont å gi råd og informasjon til kollegaer. Vi hjelper hverandre av lojalitet, for å få hjulene til å gå best mulig rundt på jobb, og fordi det er godt å kjenne seg nyttig og hjelpsom. Ikke minst hjelper vi fordi vi vet at neste gang er det vi som trenger hjelpen.
Sekundærgevinsten av dette grunnarbeidet er å bygge kollegafellesskap og tilhørighet til hverandre, og til arbeidsplassen. Det gir trygghet å vite at man kan henvende seg til kollegaene sine når man er usikker, og at man kan være trygg på at de stiller opp og hjelper.
De to typene grunnarbeid beskrevet til nå er relativt konkrete, og vil med stor sannsynlighet anerkjennes av de fleste som nødvendige arbeidsoppgaver.
Men hva med det emosjonelle kollegaarbeidet, og det private grunnarbeidet? Disse arbeidsoppgavene vil beskrives mer i neste artikkel.
Neste artikkel kommer i morgen, tirsdag.