Omstillinger er krevende og genererer som regel usikkerhet blant de ansatte, men i utgangspunktet er det opp til en virksomhet å selv bestemme hvordan den skal drives. Dette inkluderer hvor mange ansatte man skal ha – og om man eventuelt trenger å kvitte seg med noen.

Kunnskap om arbeidsrett kan forebygge konflikter på arbeidsplassen, og være gull verdt for fagfolk som jobber innenfor feltet arbeids- og organisasjonspsykologi.

– Hvis bedriften ønsker bedre fortjeneste, og det må skje på bekostning av antall ansatte, vil dette utgjøre saklig grunnlag for oppsigelse, sier advokat Ole André Oftebro ved Advokatfirmaet Ræder.

– Men når det kommer til selve nedbemanningsprosessen, er det strengt regulert hvordan det skal skje, legger han til.

Det er nemlig flere hensyn som må tas om en bedrift skal nedbemanne. Og følges ikke disse, kan det gå rettens vei.

Forretningsmessig begrunnet

– Det som oftest fører til nedbemanning, er misnøye med resultat, forklarer Oftebro.

Det kan enten være at virksomheten går i underskudd, eller ikke når resultatgraden man ønsker.

– Men det kan også ha andre grunner, som at man ønsker å prioritere annerledes, og dermed for eksempel legger ned en avdeling. Det er også et tegn i tiden at mange virksomheter outsourcer en del administrative tjenester. Hvis det ikke skjer en virksomhetsoverdragelse, vil det kunne føre til overtallighet.

Felles for alle nedbemanninger, er allikevel at de er forretningsmessig begrunnet, påpeker Oftebro. Domstolene er som regel veldig tilbakeholdne med å overprøve arbeidsgivers vurderinger på dette området.

Slik er det ikke når det kommer til selve nedbemanningsprosessen.

– I motsetning til en vanlig oppsigelse, som knytter seg til hva en enkelt ansatt har gjort eller ikke, må man i en nedbemanning identifisere en utvelgelseskrets, sier Oftebro.

En utvelgelseskrets er altså den gruppen ansatte nedbemanningen skal gjelde. Som hovedregel gjelder det hele virksomheten, men det kan også koke ned til enkeltavdelinger eller organisatoriske enheter.

– Så må det oppstilles utvelgelseskriterier, og de må også være saklige. Dette er altså målestokken som hver enkelt skal måles opp mot.

Og her er det viktig å ikke tråkke feil.

Ikke nedbemann etter trynefaktor

Vesentlig for utvelgelseskriteriene, er at de er objektive og etterprøvbare. Oftebro sier de har sett saker hvor dette ikke har vært tilfellet.

– Vanlige kriterier er kompetanse, ansiennitet og sosiale hensyn. Det er i stor grad opp til virksomheten selv hvilke som bør veie tyngst.

I tariffbundede virksomheter skal ansiennitet alltid være med i vurderingens. Dette betyr ikke nødvendigvis at ansiennitet er avgjørende, og i IT-selskaper, finansinstitusjoner og andre kompetansebedrifter vil det ofte være saklig å legge stor vekt på kompetanse.

– En vanlig feil er å ha for subjektive kriterier, som i praksis handler om trynefaktor. Det kan være kriterier som «positivitet» eller «company spirit,» som er umulig å etterprøve på en objektiv måte.

Oftebro legger til at personlig egnethet kan være en objektiv faktor, men at det kommer an på virksomheten, og hvordan de begrunner dette.

– Er det for eksempel en servicebedrift, og en arbeidstaker ikke klarer å kommunisere, kan det vurderes som manglende personlig egnethet. Det samme gjelder om stillingen krever at man jobber i team, og arbeidstakeren ikke klarer å samarbeide, sier Oftebro, og fortsetter:

– Men ofte ser vi at arbeidsgivers vurdering munner ut i hvem de liker og ikke liker. Man synes gjerne den man liker best er bedre egnet, men dette er ikke en saklig nok begrunnelse i en nedbemanning.

Å kamuflere oppsigelser som nedbemanning

En annen misforståelse Oftebro ofte støter på, er at folk tror at om en stilling fjernes, forsvinner personen som hadde den.

– Det er feil fordi man skal foreta en utvelgelse uavhengig av stilling. I utgangspunktet skal kretsen omfatte alle i virksomheten, selv om det bare er én funksjon som avvikles. Hvis derimot en psykologklinikk skulle kutte ut resepsjonen, så er ikke resepsjonisten egnet til å ta noen av psykologenes jobber. Da må vedkommende i stedet vurderes opp mot sekretærer, eller andre administrativt ansatte.

I noen tilfeller er kompetansegapet så stort at den som har stillingen åpenbart må gå. Men sånn er det slett ikke alltid.

Og det heller ikke lov å bruke nedbemanning som en unnskyldning for å kvitte seg med ansatte man gjerne vil gi fyken uansett.

– Da skyter man seg selv i foten, for man hadde kanskje et godt oppsigelsesgrunnlag i utgangspunktet, men så kamuflerer man det som en nedbemanning, og da er ikke kriteriene saklige nok, eller utvelgelsen er ikke foretatt riktig.

Har krav om annet arbeid

Når en krets er valgt og kriteriene er satt, er det deretter opp til ledelsen å vurdere hver enkelt ansatt, for så å velge hvem som må gå.

Før var det vanlig å kun gi hver enkelt arbeidstaker en poengscore basert på kriteriene, men i dag er arbeidsgivere flinkere til å legge ved en skriftlig begrunnelse på hvert enkelt punkt.

Og prosessen stopper heller ikke der.

– Etter at man har gjort utvelgelsen og funnet de overtallige, plikter arbeidsgiver seg til å se etter annet, passende arbeid til arbeidstakeren, forklarer Oftebro.

Denne plikten strekker seg utover den kretsen som ble definert for utvelgelsen.

Viktig å ikke skjule informasjon

Om en bedrift har kontorer både i Oslo og Finnmark, og velger å legge ned kontoret i nord og utvide i hovedstaden, bør ledelsen tilby de ansatte ved finnmarkskontoret eventuelle ledige stillinger i Oslo. Forutsetningen er selvsagt at den eller de overtallige er kvalifisert til stillingene.

– I utgangspunktet har virksomheter lov til å nedbemanne på et område og samtidig trappe opp på et annet. Det kan for eksempel skyldes omprioriteringer i produksjon. Men om de som må gå har tilstrekkelig kompetanse i de nye stillingene, har de altså krav på et tilbud, sier Oftebro.

– En nedbemanningsoppsigelse er aldri tillat hvis det finnes annet, passende arbeid til vedkommende, legger han til.

Nedbemanninger kan ramme arbeidstakerne og arbeidsmiljøet hardt. Men selv om de kan føre til usikkerhet og selvhevdelse blant de ansatte, er de ikke en nedbemanning nødvendigvis urettferdig.

– Arbeidsgiver bør involvere tillitsvalgte så tidlig som mulig i prosessen, og diskutere utvelgelseskrets og -kriterier med dem. Så er det viktig å ikke skjule informasjon fra arbeidstakerne, avslutter Ole André Oftebro.