Allerede når du mottar en jobbsøknad, er det juridiske urverket i gang. Har du husket å lagre informasjonen riktig? Og sletter du søknaden om den får avslag?

Har du tenkt på prøvetid? Og sjekket du egentlig referansene?

Advokat Ole André Oftebro ved Advokatfirmaet Ræder sier det er mye som kan gå galt når man skal ansette noen, og trår du feil kan det koste bedriften.

Husk referansene, sjekk bakgrunn

Noe av det første du bør gjøre hvis du vurderer å ansette noen, er å sjekke referanser, understreker Oftebro.

– Mange mer eller mindre gir søkeren stillingen over bordet, men det er enkelt å gjøre et godt førsteinntrykk, så referansene er en god kontrollsjekk, sier han.

Man må blant annet vurdere om referansene søker oppgir, er naturlige.

– Sjekk om de oppgitte referansene faktisk er til en tidligere overordnet, og ikke for eksempel en tidligere medkollega på samme nivå.

Oftebro understreker at det også er viktig å sjekke faglige kvalifikasjoner før en ansetter noen. På denne måten unngår man å velge noen som ikke kan det de faktisk skal drive med.

– Under ansettelsesprosessen kan man gi dem små oppgaver, for å sjekke om de sitter på den nødvendige kunnskapen. I tillegg er det lurt å se på hva slags bakgrunn personen har, ettersom det ofte indikerer hva de kan.

Og dersom man for eksempel nettopp har startet en egen klinikk selv, og skal ansette en terapeut, er det lurt å sjekke søkerens metodegrunnlag.

– Noen søkere jobber veldig nært skolemedisinen, mens andre er mer alternative. Det er smart å sjekke søkerens synspunkter på dette, slik at man ansetter noen som faktisk passer bedriftens profil, sier Oftebro.

Gi prøvetid

Det er en også en del rettslige problemstillinger som bør være på plass før en ansetter noen.

Det kan være lurt å sette seg inn i hva som følger av å ansette folk i spesifikke yrkesgrupper. For eksempel har sykepleiere en spesiell pensjonsordning, som kan koste en intetanende bedrift mye.

– Så er hovedregelen i det norske lovverket er at man skal ansette noen fast. Innenfor en rekke bransjer, som for eksempel helsevesenet, er det svært vanlig med midlertidige ansettelser, sier Oftebro.

Mange av disse er ulovlige, understreker han videre.

Ved midlertidig ansettelse er det viktig at arbeidsgiver benytter seg av et lovlig grunnlag og er kjent med begrensningene som følger av grunnlaget. Hvis man tråkker feil her, vil det oppstå fast ansettelsesforhold.

Mange bedrifter kvier seg for å ansette fast, og Oftebro forklarer at en fast ansettelse ikke betyr at det er umulig å avslutte et arbeidsforhold.

– Det er fortsatt lov å si opp folk når de er fast ansatt, men det skal være god grunn til det, og veldokumentert.

Men ett tiltak som kan lette på presset for bedriften, er seks måneders prøvetid.

– Seks måneders prøvetid er en fin mulighet til å se om arbeidstager er den rette for jobben, og det er sjeldent noen protesterer på det.

Og hvis de protesterer, mener Oftebro det er en meget sterk indikasjon på at dette kanskje er noen du ikke bør ansette.

Når en oppsigelse går mot retten

– Prøvetid betyr ikke fritt fram for å kvitte seg med arbeidstager, men det gir en lavere terskel for det.

Oftebro understreker at hvis du skulle ønske å si opp en nyansatt i prøvetid, må det knytte seg til faglig dyktighet, pålitelighet til bedriften eller evnen til å tilpasse seg arbeidet.

– Hvis det er en som for eksempel viser seg å ikke ha nødvendig kompetanse, ikke er til å stole på eller ikke klarer å arbeide å team dersom jobben krever det, kan det raskt gi grunnlag til oppsigelse i prøvetiden.

Andre årsaker, som generell misnøye med det den nyansatte leverer eller at vedkommende er vanskelig å kommunisere med, kan ikke knyttes til dette.

– Da må man si opp vedkommende etter alminnelige regler, sier Oftebro.

Et annet argument for seks måneders prøvetid er at en mulig oppsigelse da vil gjelde fra den dagen den blir gitt, og fjorten dager frem i tid. Uten prøvetid vil vanlige oppsigelsestider gjelde.

– Og et siste, viktig argument er at arbeidstager ikke kan kreve å bli stående i stillingen dersom han eller hun blir sagt opp i prøvetiden, men er uenige i oppsigelsen.

Oftebro understreker at det største pressmidlet en arbeidstager har, er å si seg uenig i oppsigelsen og kreve å bli værende frem til saken er oppgjort i tingretten.

– Da løper lønnsplikten for arbeidsgiver, og det kan være vanskelig å nyttiggjøre seg vedkommende. Dette er jo en person man ikke ønsker i bedriften, og så skal de allikevel bli værende med krav på lønn, sier Oftebro.

– Mange velger å betale seg ut; rett og slett bare betale vedkommende noen måneders lønn for å bli kvitt dem, istedenfor å lønne personen frem til dom foreligger, og i tillegg betale en kostbar rettsprosess. Det er frustrerende, spesielt hvis det gjelder en nyansettelse og den ansatte aldri har fungert i stillingen.

De syndige søknadsmottagerne

Men selv om prøvetid er en god løsning i mange ansettelsessituasjoner, har den også sine fallgruver.

– Prøvetid kan forlenges ved fravær, men det forutsetter at det opplyses om i arbeidskontrakten, og arbeidstager skriftlig får beskjed om at prøvetiden blir forlenget før den er over.

Glemmer man et av disse villkårene, og prøvetiden løper ut, er vedkommende alminnelig ansatt, selv om de har vært borte i store deler av prøvetidsperioden.

Og det finnes også feil man kan gjøre allerede når man mottar en jobbsøknad.

– Psykologer har en streng taushetsplikt, og det er de godt vant med. Det de ofte glemmer er at det gjelder personvernregler for håndtering av ansattopplysninger – og til og med mottak, lagring, behandling og sletting av jobbsøknader.

Jobbsøknader inneholder en rekke personopplysninger, og det er viktig at bedriften begrenser tilgangen til denne informasjonen. Så må også søknaden slettes om søker får avslag.

– Og om personen blir ansatt, så kan man lagre opplysningene, men da må man blant annet informere den ansatte om hvilke personopplysninger man lagrer, hvorfor, og hvem som har tilgang til dem.

– Her syndes det mye, særlig i mindre virksomheter, og det er noe man ikke vil bli tatt i, avslutter Ole André Oftebro i Advokatfirmaet Ræder.